合併列印工具 ／ Word 合併列印教學
Word 合併列印怎麼用？完整步驟與 5 個常見卡關
合併列印是 Word 內建功能，用一份範本搭配一份名單，批次產生格式相同、內容不同的文件。 以下以 Windows 版 Microsoft 365 為例。
先整理 Excel 名單
多數合併列印的問題其實出在資料端。開始前確認：
- 第一列是欄位名稱，且不重複。
- 第二列起是資料，中間不留空白列——Word 遇到空白列可能提早停止。
- 沒有合併儲存格，沒有跨欄置中的標題列。
- 數字和日期先轉成文字，可以省掉後面一整類格式問題。
- 資料放第一個工作表，或記住工作表名稱，選取收件者時要指定。
操作步驟
- 開啟範本文件，切到「郵件」索引標籤。
- 「啟動合併列印」→「信件」（做標籤或信封則選對應項目）。
- 「選取收件者」→「使用現有清單」，選 Excel 檔並指定工作表。
- 要篩選對象，點「編輯收件者清單」取消勾選不需要的。
- 游標移到填入位置，點「插入合併欄位」選欄位。每個位置各做一次。
- 「預覽結果」，用左右箭頭逐筆檢查排版。
- 「完成與合併」→「編輯個別文件」產生合併文件，或「列印文件」直接送印。
5 個常見卡關
1. 沒辦法一人一個檔案
「編輯個別文件」的意思是把所有人的結果編進同一份新文件， 各筆之間插入分節符號，不是產生 100 個檔案。Word 沒有內建拆檔功能， 只能手動一份份另存，或寫 VBA 跑迴圈：
- 用
ActiveDocument.Sections逐節取出 - 各自
Documents.Add後貼上內容再SaveAs2
寄送個人化聘書、收據這種需求，這一關通常最花時間。
2. 檔名不能自訂
承上，拆完檔還要逐一改成「王小明_獎狀.docx」。要自動命名同樣得靠 VBA， 從對應的合併欄位取值組檔名。
3. 金額變成 1234.56789，日期變成英文
Word 讀 Excel 數值時帶入完整精度，日期則套系統預設格式。加上功能變數開關即可：
- 按
Alt + F9切換到功能變數代碼檢視 - 數字：
{ MERGEFIELD 金額 \# "#,##0" } - 日期：
{ MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy/MM/dd" } - 再按一次
Alt + F9切回
大括號必須是 Word 產生的功能變數括號（Ctrl + F9 插入），
鍵盤直接打的 { } 只是普通文字，不會生效。
所以要用 Alt+F9 去改既有欄位，不要自己重打一個。
4. 找不到「郵件」索引標籤
通常是因為在用 Word 網頁版——網頁版不支援合併列印。 Mac 版位置也不同，部分版本要從「工具」→「合併列印管理員」進入。
5. 每次開檔都跳安全性提示
範本連結過 Excel 資料來源後，之後每次開啟都會問要不要執行 SQL 命令。 這是正常機制，按「是」即可。要根除只能移除資料來源連結，但下次得重設。
什麼情況該換工具
| 需求 | 建議 |
|---|---|
| 全部印出來，不留電子檔 | Word，直接「列印文件」最快 |
| A4 標籤貼紙一頁多格 | Word，它有標籤紙規格庫 |
| 每人拿到自己那一份檔案 | 線上工具，Word 這裡要寫 VBA |
| 檔名要帶姓名或編號 | 線上工具 |
| 電腦沒裝 Word | 線上工具 |
常見問題
- Word 網頁版可以做合併列印嗎？
- 不行，必須用桌面版。
- 資料來源可以直接接 Google 試算表嗎？
- 不能，要先下載成 .xlsx 或 .csv 讓 Word 讀本機檔案。
- 為什麼我打的大括號沒有作用？
-
功能變數的大括號必須由 Word 產生（
Ctrl + F9插入）， 鍵盤打的半形大括號只是普通文字。 - 合併列印可以套用到 Excel 或 PowerPoint 嗎？
- 不行，這是 Word 的功能，另外兩者沒有對應的內建功能。